En el caso de que ofrezcamos servicios, el tiempo desempeñado en cada proyecto determinará en muchos casos si este es o no es rentable para una pyme o un autónomo. Por tanto hacer una correcta gestión del tiempo es imprescindible para que los costes de cada proyecto no se disparen, y para no volver a cometer errores ofertando servicios que no nos han resultado rentables (aunque por no habernos parado a analizarlo bien pensemos que sí). En este post, explicaremos el cálculo del coste en recursos humanos de cada proyecto utilizando partes horarios. Clucom ofrece más herramientas relacionadas con la gestión del tiempo dentro del ámbito de la gestión de proyectos, pero nos centraremos en ésta, de vital importancia para autónomos, microempresas y pyme-s.
¿Cómo puedo saber el coste en recursos humanos de cada proyecto?
Muchas veces, la inexperiencia en gestión nos hace creer que un proyecto es rentable porque genera facturación, pero si realmente calculásemos los costes nos daríamos cuenta de que podríamos ganar más dinero dedicando nuestro tiempo a otro tipos de proyectos aparentemente menos rentables. El cálculo de costes en RRHH que mostramos a continuación es aplicable a cualquier empresa que vende servicios, donde el mayor coste casi siempre es el de las nóminas: desde PYME-s que venden servicios, hasta freelancers y autónomos que trabajan en gremios.
Para saber el coste en RRHH de cada proyecto, aunque pueda parecer obvio, es necesario tener en cuenta al menos dos variables:
- Horas dedicadas a cada proyecto por cada trabajador en la empresa.
- Coste / Hora de cada trabajador que trabaja en esos proyectos.
Saber el coste hora es sencillo, y podemos seguir dos estrategias:
- No incluir costes fijos: Los costes fijos se imputarán directamente a los proyectos en función a unos criterios de reparto, por lo que no los tendremos en cuenta a la hora de realizar el cálculo. Es decir, ya tenemos en cuenta estos costes de otra manera para calcular la rentabilidad de cada proyecto. Esta opción tiene más sentido para microempresas y PYME-s en las que hay más de un trabajador y cada trabajador tiene diferente coste.
- Incluir costes fijos. Tendremos en cuenta costes fijos que después no volveremos a imputar a un proyecto. Estos costes son suministros, alquileres, etc. Esta opción es más válida para autónomos y microempresas donde el coste por trabajador es más homogéneo. Un autónomo por ejemplo podría tener en cuenta en el cálculo que explicamos más adelante todos los costes necesarios para desarrollar su actividad: por ejemplo, coste anual en suministros, seguros, autónomos, nómina a final de mes, etc., y lo dividiría entre el nº de horas anuales que trabaja. Esta estrategia genera un coste / hora más alto, pero el resultado es el mismo.
Afortunadamente, Clucom permite los dos tipos de cálculo, permitiendo calcular la rentabilidad de cada proyecto además con diferentes criterios de reparto si optamos por la segunda opción.
En ambos casos, tenemos que saber el coste total del trabajador, incluyendo seguros sociales, seguros de accidentes, nóminas, etc., y dividirlo entre el nº de horas anuales dedicadas a la empresa. Podemos añadir al cálculo el porcentaje de productividad como tercera variable, es decir, si estimamos que nuestros trabajadores tienen una productividad de 80%, el cálculo variaría: a más horas improductivas, más cara resulta la hora productiva. Aplicando este factor, la formula sería:
- coste / hora = coste total del trabajador/ (nº horas anuales x porcentaje de productividad /100).
Una vez sabidos los costes, el resto sólo es cuestión de rigor. La buena práctica en el ámbito de la gestión de proyectos es llevar el control de las horas que cada empleado dedica a cada proyecto diariamente, ya sea a través la herramienta de partes horarios que ofrece Clucom, o herramientas más rudimentarias como hojas de cálculo. Llevar el control es muy sencillo, debemos anotar cada día cuántas horas hemos trabajado en cada proyecto, del total de nuestra jornada laboral. Es decir, si tengo una jornada de 8 horas, todos los días tengo que anotar mis 8 horas, porque las horas improductivas también cuentan.
¿Qué me aporta el control de partes horarios?
La principal aportación tal y como se describía en el apartado anterior, es disponer del dato de coste en recursos humanos de cada proyecto. Toda empresa que se precie debería tener este dato en cuenta, ya que esto permitirá:
- Presupuestar y planificar nuevos proyectos de una manera más acertada evitando cometer errores ya cometidos. Si controlamos las horas con rigor podremos definir fechas de entrega con criterio.
- Determinar que líneas de negocio, grupos de proyectos o proyectos nos son rentables. Muchas veces tenemos que elegir si trabajar en esto o aquello, o planificar proyectos con recursos limitados priorizando a un cliente o otro. No necesariamente el cliente a quien más facturamos es el que más dinero neto nos deja.
- Conocer el rendimiento de cada empleado en cada tipo de trabajo, de tal manera que podamos planificar nuevos trabajos en base a criterios de eficiencia. Un trabajador puede ser muy bueno en un área y mediocre en otra. ¿Por qué no enfocamos su trabajo hacia donde es realmente bueno?
- Saber la fecha exacta de cuándo y cuánto se trabajó en cada proyecto y en qué tarea.
- Saber cual es el precio de venta de las horas de nuestras horas y las de nuestros trabajadores.
¿Es posible calcular el coste en RRHH con Clucom?
Sí, es posible y sencillo. Clucom permite imputar horas trabajadas a cada proyecto y esta tarea la realiza cada trabajador. Imputar las horas a cada proyecto se realiza en escasos dos minutos al día por trabajador, y nos permitirá disponer de la información que alimentará diferentes informes y actualizará automáticamente la información de los proyectos. El hecho de utilizar Clucom y no rudimentarias hojas de cálculo en ficheros compartidos por cada trabajador te permitirá hacer uso de esa información de manera instantánea y sin tener que cruzar tablas, o hacer informes, revisar hoja a hoja por trabajador o por proyecto. Además tus datos estarán siempre seguros y accesibles desde cualquier ubicación con acceso a internet y no tendrás que preocuparte de pérdidas de información, borrado de ficheros, etc.
Además de controlar las horas dedicadas a cada proyecto, podrás desglosar los proyectos en fases y tareas y asignar personal a los mismos. En otro post explicaremos cómo planificar proyectos. Recuerda que todas las herramientas de Clucom están integradas entre sí, siendo una herramienta diseñada exclusivamente para facilitar la labor de gestión a autónomos, pymes-s y microempresas.
Saludos,
El equipo de Clucom
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