Documenta tus proyectos con el gestor documental integrado

¿Por qué documentar tus proyectos?

Algunas empresas se centran en el día a día, trabajando en varios proyectos al mismo tiempo, para tratar de sacar adelante nuevas oportunidades. Normalmente, “saltan” de unos proyectos a otros sin apenas tener tiempo para documentar la información y resto de información relevante, ya que todos los recursos se enfocan en sacar esos proyectos, y no “da la vida” para otras cosas. En otras ocasiones sin embargo, sí que se documentan, pero esas tareas se delegan en personas administrativas que difícilmente se han visto involucradas en los proyectos y pueden cometer errores al documentarlos, porque sencillamente, desconocen sus detalles.

En Clucom sin embargo, somos defensores de documentar las cosas, pues lo consideramos una actividad muy rentable para cualquier situación futura, por ejemplo:

• ¿y si entrasen nuevos compañeros en el equipo y quisieras que pongan rápidamente al día para que puedan echarte una mano?
• ¿y si las personas clave, que conocen todos los detalles sobre los proyectos están de baja o de viaje?
• ¿y si otros departamentos necesitan información sobre los proyectos y no tenemos tiempo en ese momento de explicarles los detalles desde cero, porque tenemos otras cosas urgentes pendientes?
• ¿y si estoy fuera de la oficina y tengo la necesidad de consultar un documento?

¿Cuáles son las claves para documentar eficazmente?

• Se lo más breve posible y ve al grano. Recuerda que a nadie le gusta tener que leerse un montón de documentación para poder empezar a trabajar en algo.
• Evita los acrónimos (sólo conocidos por tu departamento) y usa un lenguaje sencillo entendible por cualquier persona ajena a tu actividad.
• Enfócate en los conceptos y detalles más relevantes y no llenes páginas y páginas con datos o aclaraciones que no tienen interés o que pronto estarán obsoletos.
• Procura utilizar palabras clave relacionados con aquellas cosas más relevantes, de modo que cualquier persona no familiarizada, pueda hacer búsquedas rápidas a lo largo del documento y encontrar lo que quiere sin apenas esfuerzo.
• Extiéndete si es necesario en explicar aquellos aspectos o conceptos que creas que seas más complicados y que por tanto, cuando vuelvas a consultarlos en el futuro, habrás olvidado con mayor facilidad, y no recordarás cómo interpretarlos.
• Añade una descripción al documento que te permita encontrarlo a través del buscador.

¿Cómo documentar tus proyectos en Clucom?

Clica en el código de cualquier proyecto y ve a la pestaña “Documentos”.

Ahí podrás crear a su vez carpetas o subcarpetas, con su nombre y descripción, y seleccionar las siguientes opciones:

• Enviar un email al equipo del proyecto cada vez que se suba un documento.
• Añadir el código de proyecto como prefijo cada vez que se suba un documento.

Recuerda que tu suscripción a Clucom, incluye 1 GB para documentos por cada usuario. Si necesitas más capacidad, ponte en contacto con nuestro equipo.

Al clicar en “Añadir documentos”, comprueba qué tipos de archivo están permitidos, por ejemplo: pdf, .xls, .xlsx, .doc, .docx, .psd, .zip, .rar, .gif, .png, .tiff, .jpg, .jpeg, .bmp,.

Si necesitaras trabajar con otros formatos, escríbenos a soporte@clucom.com.

Cualquier documento que hayas borrado, podrás recuperarlo desde la papelera de reciclaje (a menos que lo hayas eliminado definitivamente).

Además, podrás acceder a los documentos de los proyectos que participas a través del buscador. Esta funcionalidad te permitirá encontrar los documentos con un solo click. Recuerda que Clucom valora tu opinión, así que si crees que el gestor documental necesita algo más, no dudes en notificarlo. Estamos trabajando en nuevas funcionalidades con el gestor documental, pero tus necesidades son nuestras prioridades.

Aunque en principio a nadie nos gusta “perder” el tiempo documentando nuestro trabajo, recuerda lo bien que sabe cuando estás buscando los detalles sobre algo que hiciste o hicieron otros hace meses, y te encuentras todo bien ordenadito y entendible. ¡Recuerda, documentar sale muy rentable!

Saludos,

El equipo de Clucom

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