¿Cómo reducir costes usando software de gestión para pymes y autónomos?

El antes y el ahora del software de gestión

El uso de software de gestión en el ámbito de las pymes y los autónomos puede ayudar a reducir notablemente los costes de gestión, si el coste del software elegido es menor al del ahorro que produce su uso.

Antes de la aparición de las “herramientas en la nube” como Clucom, el coste de los sistemas de gestión que nos ayudaban a mantener controlada nuestra empresa era alto. La instalación de uno de estos sistemas implicaba una pequeña fase de consultoría, la implantación del software, formación en el uso, y servicio de mantenimiento y postventa. Este alto precio ha conllevado que las pymes y los autónomos acaben organizando sus procesos de gestión en base a hojas de cálculo, documentos compartidos y otros recursos que más o menos venían cumpliendo con la labor.

Sin embargo, esto ha cambiado, ya que el uso de software de gestión se ha “democratizado” gracias a las herramientas en la nube de pago por uso.

¿Por qué necesito ahora una herramienta de gestión como Clucom si ya me apañaba con estos recursos?

La respuesta es sencilla, sólo debemos analizar el coste del uso de estos recursos frente al coste de usar Clucom.

Evidentemente, utilizar hojas de cálculo, documentos compartidos, plantillas, etc., tiene un coste (que puede que nunca nos hayamos planteado), que es igual al tiempo que cuesta generar la información, sumado al tiempo que nos cuesta consultarla cuando es necesario.

Ejemplo: Una pyme o un autónomo que genere al año 40 facturas y 80 presupuestos 

Cuando se trabaja con los medios tradicionales (hojas de cálculo, papel, etc..), el hecho de hacer una factura, implica:

1. Buscar la anterior factura enviada
2. Crear una nueva
   1. Introducir los datos del cliente
   2. Buscar e introducir los conceptos
   3. Introducir la forma de pago
   4. Codificarla (en base a la factura anterior buscada)
   5. Guardar e imprimir
   6. Escanear
   7. Enviar

Por todo ello, el hacer cada factura puede costarle a una pyme o autónomo, una media de 10 minutos (en el mejor de los casos).

Sin embargo, cuando utilizamos Clucom, el proceso es el siguiente:

1. Seleccionar cliente
2. Introducir conceptos (que puedes copiar o clonar automáticamente desde otra factura, o desde el mismo presupuesto)
3. Imprimir en pdf la factura.
4. Enviar por email

Un usuario de Clucom, tarda de media unos 3 minutos en hacer la misma factura (que de otro modo, tardaba en realizar hasta 10 minutos). Además de evitar errores tipográficos, de cálculo, o de codificación, generamos el siguiente valor añadido: Esta factura queda automáticamente vinculada a proyectos y clientes, por lo que las herramientas de informes y explotación de datos nos permitirán hacer rápidos análisis del volumen de facturación, para en el futuro, tomar mejores decisiones y más rápidamente.

Además, las herramientas como Clucom nos permiten facturar en base a presupuestos, o a facturas anteriores. Es decir, el proceso puede ser incluso mucho más rápido en gran parte de los casos.

Siguiendo un razonamiento similar para realizar presupuestos, se puede llegar a tardar hasta 30 minutos en realizar un presupuesto con los medios tradicionales, mientras que con Clucom, supone sólo 10 minutos.

Pongamos  que nuestro coste/hora (no P.V.P.), es de 22 €. En tal caso, el coste total al cabo de un año, para generar estos 80 presupuestos y 40 facturas será:

Con Clucom:

• 3’ x 40 facturas = 120’ = 2 h
• 10’ x 80 presupuestos = 800’ = 13,3 h
• Coste anual de suscripción a Clucom (1 usuario) = 13.9 €/mes x 12 meses = 8 €/año y usuario
• Coste TOTAL con Clucom = 15,3 h x 22 € + 166,8 € = 503,4 €

Con herramientas tradicionales:

• 10’ x 40 facturas = 400’ = 6,6 h
• 30’ x 80 presupuestos = 2400’ = 40 h
• Coste con herramientas tradicionales = 46,6 x 22 = 1025,2 €

Conclusión: Clucom nos ahorra hasta un 50% de costes de gestión en este caso.

Clucom nos ahorra hasta un 50% de costes de gestión

Por tanto,  si a la hora de plantearnos una herramienta de gestión como Clucom, nos preocupa asumir el coste del software, deberíamos plantearnos también cuál es el coste de no utilizarlo ya que a veces no somos conscientes de que como empresas de servicios y de proyectos, nuestro principal valor es nuestro tiempo.

como empresas de servicios y de proyectos, nuestro principal valor es nuestro tiempo

Evidentemente, Clucom nos ayudará a reducir costes en este y en otros muchos ámbitos, como por ejemplo en recursos humanos, en los que veremos que la diferencia es aún mayor.

En próximos posts de este blog, analizaremos el coste del tiempo de acceso a la información y el coste de no disponer de información sobre costes, que es lo que realmente puede acabar con nuestra pyme, es decir, todos sabemos lo que facturamos por cada proyecto, pero…¿realmente sabemos cuáles son sus costes?

Saludos,

El equipo de Clucom

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